Cambiar de software de nóminas en Senegal: guía de migración en 6 etapas

Cambiar de herramienta de nóminas da respeto por una buena razón: un recibo erróneo se nota de inmediato, y la confianza de los empleados se repara despacio. Sin embargo, una migración bien llevada exige unos pocos días de trabajo, no semanas, siempre que se respeten dos principios: trasladar los acumulados del año y no cambiar nunca sin haber comparado un mes completo.

Esta ficha describe el método que aplicamos en Izi Paie, pero sirve para cualquier cambio de herramienta.

Elegir el momento adecuado

No todos los meses valen igual.

Enero sigue siendo el mejor momento. Los contadores anuales parten de cero: acumulado del bruto imponible, impuesto ya retenido, vacaciones devengadas. No hay nada que trasladar a mitad de camino, y la primera nómina de la nueva herramienta es también la primera del ejercicio.

Julio es la segunda mejor opción. Se trasladan seis meses de acumulados, algo todavía manejable, y quedan seis meses para estabilizar antes de la regularización de diciembre.

Dos periodos que conviene evitar. Diciembre, porque es el mes de la regularización anual del impuesto, el más complejo del año. Y cualquier mes en el que coincida un vencimiento pesado: una inspección, una auditoría, un cierre contable, una oleada de contrataciones.

Si acaba de empezar su actividad o todavía no tiene ninguna herramienta, la cuestión no se plantea: empiece cuando quiera, no hay nada que trasladar.

Etapa 1: inventariar lo que debe recuperar

Antes de pedir nada a su proveedor actual, enumere con precisión lo que va a necesitar. La mayoría de las migraciones se tuercen porque falta un elemento y hay que reclamarlo.

Para cada empleado

• Identidad completa: apellidos, nombre, fecha de nacimiento, número del documento de identidad, situación familiar, número de hijos a cargo.
• Números de afiliación: IPRES, CSS y, en su caso, IPM.
• Situación fiscal: partes fiscales, partes de TRIMF, posibles exenciones.
• Contrato: número de empleado, fecha de alta, tipo de contrato, fecha de fin para los contratos temporales, puesto, categoría profesional.
• Fecha de antigüedad, que no siempre coincide con la fecha de alta. Una antigüedad reconocida en la contratación cambia la prima de antigüedad y la indemnización por despido. Es el dato que más se pierde en una migración.
• Retribución: salario base, complemento sobre convenio, primas e indemnizaciones permanentes con su tratamiento social y fiscal.
• Datos bancarios.

Para la empresa

• Convenio colectivo aplicable y la tabla de clasificación si utiliza alguna.
• Tipo de accidentes de trabajo asignado por la CSS, que depende de su actividad.
• Parámetros de su IPM: tipo global, reparto entre empleador y empleado, tope.

Para el historial

• Los recibos de los últimos doce meses en PDF, para archivar.
• Los acumulados del año en curso, detallados en la etapa 3.
• Los anticipos de salario en curso de devolución, con el capital pendiente.
• Los contadores de vacaciones devengadas y disfrutadas.

Etapa 2: limpiar los datos antes de transferirlos

Una migración es la única ocasión del año en la que todas las fichas pasan por los ojos de alguien. Aprovéchela, porque un fichero sucio sigue sucio una vez importado.

Las comprobaciones más rentables:

• Los empleados que ya no están, aún presentes en el fichero. No tienen nada que hacer en la nueva herramienta.
• Los números de empleado duplicados, frecuentes cuando dos personas han grabado en paralelo.
• Las partes fiscales desfasadas: un matrimonio, un nacimiento o un divorcio que nunca se repercutió. El empleado paga de más o de menos desde hace meses.
• Las fechas de antigüedad ausentes, sustituidas por defecto por la fecha de alta.
• Las primas que ya no tienen objeto, abonadas por costumbre.

Calcule media jornada para una treintena de empleados. Es la mejor inversión de toda la migración.

Etapa 3: trasladar los acumulados del año en curso

Es la etapa que olvidan las migraciones fallidas, y la única que se paga cara.

En Senegal, el impuesto sobre la renta retenido cada mes es una proyección: se calcula el impuesto anual a partir de la renta del mes y se retiene la doceava parte. En diciembre el empleador regulariza: recalcula el impuesto realmente debido sobre la renta efectiva del año y ajusta la última retención en consecuencia. Un empleado que cobró una prima extraordinaria en julio ha pagado de más durante seis meses; la regularización le devuelve la diferencia.

Esta regularización solo es posible si la nueva herramienta conoce, para cada empleado:

• el acumulado del bruto fiscal desde enero;
• el acumulado del impuesto sobre la renta ya retenido;
• el acumulado de la TRIMF ya retenida.

Sin estas tres cifras, la regularización de diciembre será errónea para todos. Si migra en enero, el problema desaparece: los acumulados valen cero.

Traslade de paso los acumulados de vacaciones devengadas y disfrutadas, así como el saldo de los anticipos de salario en curso. Un anticipo devuelto en diez mensualidades de las que se han descontado seis debe reanudarse en la séptima, no en la primera.

Etapa 4: ejecutar un mes en paralelo

No cambie nunca directamente. Elija un mes ya pagado, preferentemente el anterior, y rehágalo íntegramente en la nueva herramienta con las mismas variables: primas, horas extraordinarias, ausencias, vacaciones.

Obtendrá dos juegos de recibos para el mismo mes: el antiguo, que da fe, y el nuevo, que debe parecérsele. Ese mes en paralelo no cuesta nada, puesto que los empleados ya han cobrado, y revela de una sola vez todos los parámetros que faltan.

Etapa 5: comprobar las diferencias, línea a línea

Compare en este orden, porque cada línea depende de la anterior.

1. El salario bruto. Una diferencia aquí viene de una prima olvidada, de un complemento mal trasladado o de una prima de antigüedad calculada sobre una fecha errónea.
2. Las cotizaciones del empleado. Una diferencia señala casi siempre un tope mal aplicado, o un cuadro tratado como no cuadro.
3. El impuesto sobre la renta. Compruebe primero el número de partes fiscales y después el tratamiento de las indemnizaciones de transporte exentas.
4. La TRIMF. Una diferencia del doble viene del número de partes de TRIMF, que es 2 solo para un empleado casado cuyo cónyuge no tiene ingresos.
5. El neto a pagar, que se deriva de los cuatro anteriores.
6. El coste para el empleador, para comprobar el tipo de accidentes de trabajo y los parámetros de la IPM.

Una diferencia de unos pocos francos en un recibo viene de un redondeo y no debe preocuparle. Una diferencia de varios miles de francos siempre tiene una causa identificable: búsquela, no la corrija a mano. Una corrección manual oculta un parámetro erróneo que volverá al mes siguiente.

Etapa 6: cambiar y archivar la herramienta antigua

Una vez explicadas las diferencias, haga la nómina del mes en curso en la nueva herramienta, y solo entonces. Antes de cortar el acceso a la antigua:

• exporte todos los recibos históricos en PDF y guárdelos en una carpeta fechada. Los recibos deben seguir accesibles mucho después del fin de la suscripción;
• exporte los datos en bruto de los empleados, en un formato legible sin el software;
• conserve las declaraciones presentadas ante la IPRES, la CSS y la administración tributaria;
• anote la fecha exacta del cambio, que servirá de referencia en caso de inspección.

Cancele la suscripción antigua solo después de comprobar estas exportaciones, y no el mismo día del cambio.

La lista de verificación en una página

Antes

• [ ] Elegir el mes del cambio, enero si es posible
• [ ] Recuperar las fichas completas de los empleados, incluida la fecha de antigüedad
• [ ] Recuperar el convenio colectivo, el tipo de accidentes de trabajo y los parámetros de la IPM
• [ ] Recuperar los acumulados del año: bruto fiscal, impuesto, TRIMF
• [ ] Recuperar las vacaciones devengadas y los anticipos en curso
• [ ] Limpiar: empleados que ya no están, duplicados, partes fiscales desfasadas

Durante

• [ ] Importar los empleados y comprobar una muestra de fichas
• [ ] Introducir los acumulados del año
• [ ] Repetir el mes anterior de forma idéntica
• [ ] Comparar bruto, cotizaciones, impuesto, TRIMF, neto y coste para el empleador
• [ ] Explicar cada diferencia superior al redondeo

Después

• [ ] Hacer la nómina del mes en curso en la nueva herramienta
• [ ] Exportar los recibos y los datos de la herramienta antigua
• [ ] Archivar las declaraciones ya presentadas
• [ ] Cancelar la suscripción antigua una vez comprobadas las exportaciones

Calcule de tres a cinco días laborables para una plantilla de unas treinta personas, incluyendo la limpieza y el mes de control. En Izi Paie, la importación de fichas se hace por fichero CSV y el acompañamiento en el traspaso está incluido, sea cual sea la herramienta que abandone.